Sistem informasi manajemen: Makalah Sistem Informasi Manajemen di Sekolah

SISTEM IFORMASI MANAJEMEN

SEKOLAH

Disusun Guna Memenuhi Tugas

Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Dosen Pengampu : Septia Lutfi

Disusun Oleh :

Esty Rahayu Astutik (11140273)

STIE BANK BPD JATENG

SEMARANG

2015

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR I

PENDAHULUAN II

RUMUSAN MASALAH II

PEMBAHASAN II

1. Apakah yang harus diperhatikan dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah III

2. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Sekolah IV IV

3. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah? IV

4. Material Penyusunan Sistem Ingormasi Manajemen Sekolah X

PENUTUPAN XIII

1. Kesimpulan XIII

2. Saran XIII

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah, hanya kepada-Nya kita memuji, memohon pertolongan dan meminta ampunan. Kita berlindung kepada Allah dari kejahatan nafsu dan keburukan amal perbuatan kita. Barang siapa yang diberi petunjuk oleh Allah, maka tiada seorang pun yang dapat menyesatkannnya. Sebaliknya, barang siapa yang disesatkan-Nya, maka tiada seorang pun yang dapat memberinya petunjuk.

Alhamdulillah saya dapat menyelesaikan Makalah “Sitem Informasi Manajemen di Sekolah” sebagai analisis untuk melihat bagaimana system informasi manajemen sekolah di Indonesia.

Saya hanya dapat berdoa, kiranya apa yang saya tulis disini bermanfaat bagi kita semua. Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung dan membantu kami dalam menyelesaikan makalah ini. saya sadar bahwa apa yang kami tulis masih sangat jauh dari kesempurnaan. Untuk itu, kritikan dan saran yang sifatnya membangun dari para pembaca sangat saya harapkan.

Akhir kata, mohon maaf apabila terdapat banyak kesalahan dalam makalah ini. Dan hanya kepada Allah swt kita berlindung dan memohon ampun.

Semarang, 4 Oktober 2015

Penulis,

I. PENDAHULUAN

Sistem adalah merupakan sekumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang telah diolah sehingga dapat bermanfaat bagi penggunanya. Sehingga sistem informasi manajemen dapat diartikan sebagai suatu sistem informasi yang berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa.

Dewasa ini banyak kita jumpai penerapan sistem informasi dalam kehidupan sehari-haris seperti bisnis, rumahsakit, pemerintahan, kegiatan usaha swasta, pendidikan dll. Banyak sekali manfaat dari pelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi. Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya. Beberapa penerapan dari Teknologi Informasi dan Komunikasi antara lain dalam perusahaan, dunia bisnis, sektor perbankan, pendidikan, dan kesehatan. Dalam dunia pendidikan, teknologi informasi sangatlah mendukung untuk meningkatkan kualitas kegiatan belajar mengajar. Semua elemen, baik pendidik maupun siswa dituntut untuk dapat menggunakan teknologi yang mendukung kegiatan sekolah.

II. RUMUSAN MASALAH

1. Apakah yang harus diperhatikan dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen Sekolah?

2. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Sekolah?

3. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah?

4. Material Penyusunan Sistem Ingormasi Manajemen Sekolah

III. PEMBAHASAN

Kegiatan dalam lingkungn sekolah terutama dalam kegiatan belajar mengajar, sistem informasi manajemen semakin berkembang tentu saja dengan dukungan teknologi yang semakin maju pula.

Sekolah yang belum menerapkan SIM bisa dikatakan sekolah yang belum update dan masih ketinggalan jaman, karena sekarang semua kegiatan sekolah lebih menguntungkan bila menggunakan SIM. Pada sistem penerimaan siswa baru, SIM dibutuhkan untuk memudahkan calon siswa untuk mendaftar ke sekolah tersebut, misalkan lewat sistem online. Pihak sekolah dengan mudah menyimpan data calon siswa untuk diolah lebih lanjut dalam database. Memudahkan semua pihak untuk berinteraksi, misalnya pihak sekolah dapat memberikan informasi kepada calon siswa/masyarakat yaitu mengakses informasi tersebut dengan mudah. Segala informasi yang dibutuhkan oleh masyarat dapat dengan mudah diperoleh tanpa harus datang langsung, dan cukup dibelakang meja komputer dan online.

Sistem Informasi Manajemen diperlukan disekolah-sekolah, salahsatunya dengan peningkatan kemampuan TIK.

1. Apakah yang harus diperhatikan dalam sebuah Sistem Informasi Manajemen

Terdapat puluhan jenis software SIM yang tersedia di pasaran. Ketika memutuskan untuk membeli atau untuk membuat sebuah SIM, beberapa hal berikut perlu diperhatikan:

a) Interoperability – antara satu SIM dengan yang lainnya sebaiknya memiliki basis data yang sama. Atau terdapat fitur impor dan ekspor data dari satu jenis data ke jenis data yang lainnya. Ini diperlukan agar sekolah tidak perlu mengentri data kembali ketika berganti SIM.

b) Keamanan – karena sharing data merupakan aspek utama dari SIM, keamanan tentu saja menjadi perhatian utama. Perlu diberikan beberapa tingkatan keamanan untuk berbagai kelompok. Sebagai contoh, pimpinan sekolah, guru dan karyawan tata usaha masing-masing mempunyai kewenangan berdasarkan kepentingan masing-masing. Siswa dan orang tua dibatasi kewenangannya untuk mengakses informasi yang diperlukan.

c) Fungsi yang terdapat pada SIM – Sistem Informasi Manajemen secara umum memuat informasi sebagai berikut:

o Penilaian

o Pengelolaan aset

o Kehadiran

o Komunikasi rumah-sekolah

III

o Komunikasi antar guru/karyawan

o Keuangan

o Sumber daya manusia

o Pengelolaan kebutuhan pendidikan khusus

o Perencanaan kegiatan belajar mengajar

o Data siswa

o Penulisan laporan

o Evaluasi diri/review

o Pengaturan jadual pelajaran

d) Pelayanan – kebanyakan pembuat software SIM memberikan pelayanan. Perlu diperhatikan kualitas pelayanan yang ditawarkan oleh pembuat software. Apakah layanan yang diberikan dapat dilakukan melalui email, telepon atau fax misalnya. Hal ini penting karena masalah teknis akan dijumpai ketika memasukkan data, serta dibutuhkan pula untuk melakukan update dan upgrade software.

e) Pelatihan – berbagai bentuk training diperlukan; kerumitan penggunaan software dan pengalaman pengguna akan menentukan kedalaman pelatihan yang dibutuhkan. Dua isu yang perlu diperhatikan adalah biaya dan metode pelatihan (melalui tatap muka atau secara jarak jauh).

f) Pemasukkan data – tujuan dari SIM adalah agar seseorang dapat memasukkan informasi sekali saja kemudian mampu menggunakannya berkali-kali. Metode pemasukkan data juga perlu diperhatikan secara khusus. Apakah data dimasukkan melalui keyboard, internet, PDA, handphone, optical mark reader (OMR), kartu gesek, atau diimpor dari sistem yang lain? Apakah dapat dilakukan pemasukkan data dari tempat yang lain, sebagai contoh, dari rumah? Apakah informasi dapat dimasukkan secara offline terlebih dahulu kemudian disynchronkan ketika terhubung ke dalam jaringan sekolah?

g) Pengambilan informasi – beberapa pertimbangan penting adalah: bagaimana informasi dapat diakses, bagaimana cara melihatnya, siapa yang dapat mengaksesnya, serta apakah dapat dilakukan akses dari beberapa user yang berbeda dalam waktu yang bersamaan (multi-user).

h) Biaya – terdapat beberapa tipe pembiayaan: lisensi per user, lisensi per institusi, lisensi tahunan atau pembelian langsung. Masing-masing memiliki keuntungan dan kerugiannya. Sekolah perlu memahami masing-masing tipe pembiayaan dan batasan masing-masing tipe.

2. Tujuan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa tujuan dibentuknya suatu sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

o Bagi pihak sekolah

o Memperudah proses pengelolaan data akademik dan non akademik.

o Menyediakan suatu laporan perkembangan siswa dalam proses pengajaran.

o Menyediakan suatu laporan perkembangan pengajar dalam kegiatan pembelajaran.

o Menjadi panduan untuk membuat peraturan sekolah.

o Menjadi media promosi yang memperkenalkan sekolah.

o Sebagai sarana perluasan informasi / pengetahuan.

o Bagi pihak orang tua siswa

o Mempermudah orang tua dalam memonitor perkembangan anak (siswa) di sekolah.

Bagi siswa :

- Menyediakan suatu media bagi siswa untuk memantau perkembangan baik dari sisi akademik maupun non akademik.

- Membantu siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan di sekolah dan meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan soal latihan.

- Membantu siswa dalam persiapan sebelummemasuki jenjang pendidikan selanjutnya, merencanakan karir, dan mengembangkan kemampuan sosial atas dasar informasi dan pengetahuan akan dirinya sendiri, sekolah, linkungan kerja, dan masyarakat.

3. Syarat dan Ruang Lingkup Perencanaan Sistem Informasi Manajemen Sekolah

Ada beberapa faktor yang dapat menjadi syarat kesuksesan sistem informasi manajemen suatu sekolah, antara lain :

1. Ketersediaan / availability

Informasi yang dipersiapkan untuk membuat sistem informasi harus tersedia bagi pihak-pihak dalam sekolah. Hal ini merupakan suatu hal mendasar dalam merancang suatu sistem informasi.

2. Mudah untuk dipahami / comprehensibility

Informasi yang tersedia di dalam sistem harus dimengerti oleh pihak pembuat keputusan sistem. Informasi yang termasuk di dalamnya adalah informasi mengenai jadwal rutin tugas-tugas dari sistem informasi dan keputusan yang tepat.

3. Kesesuaian / relevant

Informasi yang ada di sistem harus berupa informasi yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan suatu organisasi. Informasi ini bisa berkaitan dengan permasalahan yang sedang dihadapi, misi, ataupun tujuan dari organisasi yang berkaitan.

4. Kelengkapan / completeness

Informasi yang lengkap tidak berarti banyaknya informasi yang ada di dalam suatu sistem. Kelengkapan berarti informasi yang diperlukan cukup untuk memenuhi standar yang berlaku dalam organisasi yang menggunakan sistem informasi yang bersangkutan. Hal ini berperan penting dalam menghasilkan suatu sistem informasi yang fungsional bagi penggunanya.

5. Ketepatan waktu / timing

Penyediaan informasi yang tepat merupakan hal yang penting untuk merancang suatu sistem informasi. Informasi harus memenuhi syarat-syarat sebelumnya sebelum dapat dianalisis untuk membuat sistem akhir.

6. Terorganisir / coordinated

Sistem informasi yang dibuat harus terstruktur sehingga membuat sistem bekerja dengan baik. Letak sistem informasi manajemen dilakukan secara terpusat. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa informasi dapat digunakan oleh bagian-bagian sistem yang sesuai.

7. Meningkatkan produktivitas

Sistem informasi manajemen harus mampu meningkatkan produktivitas organisasi yang bersangkutan. Misalnya, sistem informasi manajemen sekolah menyediakan suatu layanan untuk membuat record mengenai data siswa sekolah tersebut. Hal ini akan mempermudah pihak administrasi dalam mengelola data dan juga mengurangi tingkat kesalahan pemrosesan data.

Sistem informasi manajemen sekolah memiliki suatu ruang lingkup. Hal ini dilakukan untuk memberikan batasan yang jelas antara bagian-bagian sistem yang ada dalam sistem. Ruang lingkup standar sistem informasi manajemen sekolah meliputi :

8. Sistem Informasi Profil Sekolah

Merupakan sistem utama dari sekolah. Konten yang ada di dalamnya berupa data sekolah yang terhubung dengan standar kode pengenal sistem informasi manajemen sekolah dari jaringan pendidikan nasional. Standar kode digunakan sebagai alat bagi dinas pendidikan daerah untuk memperoleh informasi mengenai suatu sekolah. Hal ini bertujuan untuk mempermudah dinas pendidikan dalam membuat suatu keputusan menyangkut pengembangan setiap sekolah.

9. Sistem Informasi Manajemen dan Administrasi Personalia (SISILIA)

Sub-sistem informasi manajemen sekolah ini berkaitan dengan tenaga pengajar sekolah. Isinya antara lain pengelolaan penerimaan pegawai honorer, data mengenai jumlah tenaga pengajar sementara dan tetap, tunjangan, profil tenaga pengajar, dan evaluasi kemampuan tenaga pengajar.

10. Sistem Informasi Manajemen Kesiswaan Sekolah Terpadu

Sub-sistem yang berkaitan dengan pengelolaan informasi mengenai siswa sekolah. Manajemen / pengelolaan informasi dilakukan dengan menggunakan nomor induk siswa nasional / NISN.

11. Sistem Informasi Manajemen Sarana dan Prasarana Sekolah

Sub-sistem yang mempermudah pengelolaan inventarisasi sarana dan prasarana sekolah, persediaan, dan laporan mengenai pengelolaan peralatan dan perlengkapan sekolah. Fungsi lainnya adalah perencanaan biaya mengenai penyediaan dan perawatan seluruh inventaris sekolah. Hal ini akan mendukung pihak manajemen sekolah dalam menganalisa kebutuhan operasional sekolah selama satu periode pengajaran.

12. Sistem Informasi Manajemen Kegiatan Akademik

Merupakan sub-sistem dasar manajemen pendidikan di sekolah. Terdiri dari 4 sudut pandang dengan struktur sebagai berikut :

o Sudut pandang dewan kurikulum

o Sudut pandang tenaga pengajar

VII

o Sudut pandang pihak pengusaha / eksekutif

o Sudut pandang siswa

o Sistem Informasi Administrasi dan Pengelolaan Keuangan Sekolah

o Sub-sistem yang berkaitan dengan manajemen keuangan sekolah. Kontennya meliputi perencanaan anggaran pendapatan dan pembiayaan sekolah (RAPBS), laporan mengenai transaksi pendapatan dan pengeluaran sekolah, dan sistem akutansi yang terstruktur.

13. Situs Layanan Informasi Sekolah dan Masyarakat

Merupakan media untuk menghubungkan berbagai pihak baik pihak dalam sekolah maupun luar sekolah. Hal ini bertujuan untuk menyediakan suatu layanan informasi mengenai sekolah / publikasi, menjelaskan berbagai hubungan dengan pihak sponsor sekolah, dan menyediakan wadah dagi berbagai pihak untuk membagikan ide dan gagasan yang berkaitan dengan sekolah.

4. Material Penyusunan Sistem Informasi Manajemen di Sekolah

Untuk membuat suatu sistem berdasarkan ruang lingkup sistem informasi manajemen sekolah, diperlukan bahan-bahan / material yang sesuai. Hal ini bertujuan untuk mendukung terciptanya sistem informasi yang baik. Beberapa material yang dapat dijadikan acuan untuk membuat sistem informasi manajemen sekolah, antara lain :

VIII

1. Profil Siswa

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Registrasi Siswa	Data Penerimaan Siswa Baru
2	Kelas dan Subjek Siswa	Data meengenai kelas dan subjek yang disediakan dalam suatu kelas untuk siswa
3	Kartu Hasil Prestasi Siswa	Data mengenai hasil perolehan nilai siswa pada subjek dan kelas tertentu
4	Biaya Sekolah Siswa	Data biaya dan iura siawa
5	Penghargaan dan Catatan Siswa	Data mengenai penghargaan dan catatam Mengenai siswa selama masa studi siswa

Merupakan data siswa secara keseluruhan. Hal ini meliputi biaya admisi, biaya sekolah, kelas, hasil prestasi, dan penghargaan serta catatan mengenai siswa yang bersangkutan.

2. Subjek dan kelas Sekolah

Merupakan informasi mengenai kelas-kelas yang ditawarkan sekolah seperti matematika dan bahasa dan subjek-subjek yang ada di dalam kelas tersebut.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Kelas Sekolah	Informasi mengenai kelas yang ditawarkan sekolah
2	Subjek dalam Kelas Sekolah	Informasi mengenai subjek dalam suatu kelas yang ditawarkan sekolah
3	Biaya Kelas	Informasi biaya dari berbagai kelas

3. Peran Sistem Sekolah

Merupakan konten mengenai peran dan tanggung jawab dari sekolah.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Tenaga Pengajar	Memungkinkan pengajar untuk mengelola data siswa meliputi kuis, tugas, hasil ujian tengah semester dan akhir semester
2	Resepsionis	Memungkinkan resepsionis untuk menambah, menghapus, memperbaharui, dan melihat data akademis dan biaya siswa
3	Kepala Sekolah	Memungkinkan kepala sekolah untuk melihat data siswa, biaya, informasi dan kinerja staf sekolah

4. Perencanaan Sekolah

Informasi mengenai jadwal kelas dan berbagai peristiwa penting yang dilaksanakan di sekolah.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Jadwal Kelas	Informasi mengenai penambahan kelas baru, pembaharuan jadwal kelas per masa studi, dan penjelasan seluruh jadwal kelas yang ada dalam sekolah
2	Jadwal Peristiwa Penting / Event	Informasi mengenai berbagai tipe danevent yang akan datang

5. Kehadiran

Memungkinkan pembuatan laporan mengenai daftar kehadiran siswa dan staf sekolah.

No	Nama Kebutuhan	Detail Kebutuhan
1	Kehadiran Siswa	Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran siswa
2	Kehadiran Staf Sekolah	Informasi mengenai pembuatan laporan dan pengelolaan kehadiran staf sekolah

IV. PENUTUP

1. Kesimpulan

Penggunaan SIM di sekolah sangatlah penting antara lain :

- Agar sekolah mempunyai sistem informasi yang baik

- agar sekolah dapat mengikuti arus globalisasi yang semakin modern

- agar tercipta proses belajar mengajar yang efektif

- Membantu siswa dalam memperoleh informasi mengenai mata pelajaran yang disajikan di sekolah dan meningkatkan prestasi siswa melalui database bahan pelajaran dan soal latihan

- Berperan sebagai sarana komunikasi antara masyarakat dan orang tua siswa tanpa batasan waktu dan tempat.

2. Saran

Beberapa saran yang dapat diungkapkan untuk meningkatkan penelitian di masa yang akan datang, antara lain :

· Manajemen database sistem yang berkaitan dapat ditingkatkan dengan menerapkan konsep pengembangan sistem database yang terkait dengan lembaga sekolah. Hal ini bisa berupa penambahan fitur backup data untuk mencegah ancaman terhadap data di masa depan.

· Dari segi antar muka, website dapat dikembangkan secara interaktif dan user friendly sehingga menarik minat pengguna dan mempermudah proses komunikasi.

· Pemeliharaan sistem dengan melakukan maintenance perangkat lunak dan keras secara teratur.

· Penambahan fitur-fitur seperti untuk alumni agar terjalin hubungan antara alumni dengan lembaga sekolah dan sebagai penyedia informasi tambahan.